Разделы сайта
Выбор редакции:
- Записи с меткой тема родины в творчестве бунина
- Есть ли жизни после смерти и какая она: мнение экстрасенсов и медиумов Что происходит с человеком, когда он умирает
- Гадание на год "панорама года" Гадание на картах таро три года
- Онлайн гадания на картах ленорман
- Подготовка отчета о движении денежных средств
- Управление изменениями Что такое осуществление общего управления изменениями
- История древней месопотамии
- Конспект занятия по лепке в первой младшей группе «Витамины
- Правила поведения в лесу
- Звезды родившиеся 21 апреля
Реклама
Деловая переписка на английском: примеры писем, фразы и структура. Фразы английского языка, которые обрекут вашу деловую переписку на успех |
Уральский социально-экономический институт Академии труда и социальных отношений Кафедра иностранных языков ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ Учебное пособие Челябинск ББК 81.2 Англ. Деловая переписка на английском языке: учебное пособие / Сост. Н.В. Маврина; Ур. соц.-эк. ин-т АТиСО. – Челябинск, 2007. – 88 с. Учебное пособие «Деловая переписка на английском языке» предназначено для студентов 2-3 курсов экономических специальностей и 3-4 курсов специальности «Прикладная информатика (в экономике)», изучающих деловой английский язык. Пособие нацелено на обучение студентов составлению различных видов деловой корреспонденции, развитие навыков ее восприятия, актуализацию и расширение словарного запаса. Может использоваться на аудиторных занятиях, а также для самостоятельной работы студентов. Составитель Маврина Н.В. , канд. пед. наук, доцент кафедры иностранных языков УрСЭИ Рецензенты Данилова Г.В. , канд. филол. наук, профессор, зав. кафедрой иностранных языков УрСЭИКовтунович Л.М. , канд. пед. наук, доцент кафедры иностранных языков Челябинского института (филиала) РГТЭУ Утверждено ученым советом Уральского социально-экономического института Академии труда и социальных отношений © Уральский социально-экономический институт Академии труда и социальных отношений, 2007 © Маврина Н.В., 2007 Предисловие Активный процесс установления связей между регионами земного шара ведет к расширению деловой коммуникации, культурному и информационному обмену, усилению взаимодействия и взаимовлияния социумов в различных сферах жизни, в том числе и профессиональной. В условиях развития официальных контактов, совместных предприятий и частного бизнеса потребность в специалистах в области экономики, менеджмента, финансов, информационных технологий, владеющих умениями устного делового общения и ведения деловой переписки на иностранном языке, постоянно растет. Данное учебное пособие составлено на основе требований Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования с учетом современных исследований в области иноязычного делового общения и межкультурной коммуникации и предназначено для развития у студентов экономических специальностей вуза умений и навыков ведения деловой переписки на английском языке. В задачи данного пособия входит актуализация и расширение словарного запаса, развитие толерантного отношения к деловым партнерам, принадлежащим к другим культурам, стимулирование мотивационно-ценностного отношения студентов к деловой переписке. Учебное пособие состоит из двух частей. В первую часть, состоящую из четырех уроков, включен теоретический материал о правилах ведения деловой переписки, большое количество образцов деловой корреспонденции и разнообразные упражнения, позволяющие осуществлять разные методические формы работы со студентами. В Уроке 1 изучаются особенности официально-делового стиля речи, отличия корреспонденции, составленной на британском и американском вариантах английского языка, а также правила составления трех видов деловой корреспонденции, с которыми студенты вероятнее всего будут иметь дело в своей профессиональной деятельности – делового письма, факса и электронного сообщения. Они рассматриваются с точки зрения структурно- композиционных, стилистических особенностей оформления и содержательного наполнения. Уроки 2, 3, 4 нацелены на развитие у обучаемых навыков и умений, необходимых для ведения деловой переписки в трех наиболее профессионально значимых коммуникативно-речевых ситуациях – зарубежной командировке, при устройстве на работу и при заключении сделки по продаже товара. В начале каждого из этих уроков дан теоретический комментарий о правилах составления и образцы деловой корреспонденции, используемой в данной коммуникативно-речевой ситуации. Затем предлагаются различные языковые упражнения, целью которых является овладение лексикой и клишированными фразами, а также повторение некоторых грамматических правил, необходимых для ведения переписки. За ними следуют речевые упражнения, развивающие умения и навыки составления и восприятия данных видов деловой корреспонденции. Упражнения расположены в порядке возрастания их сложности. Каждый урок завершает ролевая игра, нацеленная на обобщение приобретенных студентами знаний и умений. Кроме того, в первую часть пособия включены тексты для чтения, которые помогут студентам лучше понять современные тенденции в области иноязычной деловой переписки. Вторая часть учебного пособия содержит наиболее частотные клишированные фразы и сокращения, характерные для деловой и электронной переписки, необходимые для эффективного ведения деловой переписки на английском языке. В пособие также включен тест, который позволит осуществить контроль приобретенных студентами знаний, умений и навыков, и ключи к заданиям, которыми они смогут пользоваться в процессе самостоятельной работы. Урок 1 ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ Переписка как форма письменного делового общения делится на деловую и частно-официальную. Деловая переписка осуществляется между юридическими лицами (предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами) и помогает решать важнейшие вопросы их экономико-правовой деятельности. В частно-официальной переписке одним из участников обязательно является частное лицо, а другим – юридическое лицо. Деловая переписка осуществляется посредствомделовой корреспонденции – различных видов деловых писем и сообщений (факсимильных, электронных, телеграфных, телексных и т.д.). 1.1. Особенности официально-делового стиля Отличительной чертой деловой переписки, в особенности деловых писем, является официально-деловой стиль изложения ее содержания, который характеризуется следующими особенностями: - подчеркнутая официальность и вежливость; - адресность, т.е. наличие составителя (отправителя) письма и адресата (получателя); - тематическая ограниченность деловой корреспонденции, в которой, как правило, рассматриваются 1-2 вопроса; - нейтральность тона (отсутствие эмоционально и экспрессивно окрашенных слов); - композиционное и лексическое единообразие содержания; - точность и ясность выражения мысли; - лаконичность и краткость; - широкое употребление устойчивых словосочетаний и языковых оборотов (клишированных фраз); - использование специальной терминологии; - использование средств логической связи. 1.2. Деловое письмо
Dear Mr Basuki, 5 Re: Order 2789 10 I am writing in connection with your letter of 24 February concerning the above order for some office furniture. Unfortunately, we have not yet received the filing cabinets which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund money. 6 We look forward to hearing from you. Yours sincerely, 7 Manager 8 Encl.: Copy of invoice 11 Деловое письмо (business letter) на английском языке обычно содержит
Основные правила составления деловых писем следующие: 1) Большинство писем пишутся на бланках, содержащих название и реквизиты организации, для того чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать на него ответ. Имя и должность отправителя указываются только в конце письма. печатавшего письмо. 3) Существуют следующие варианты написания даты: британский (BE) – 1 September, 2010 / 1 st September, 2010и американский (AE) – December 1, 2010 / December 1st , 2010. Название месяца лучше писать словом, т.к. одна и та же дата, например, 01/09/2010в британском варианте воспринимается как 4) Адрес получателя располагается слева в следующем порядке: имя с вежливым обращением (Mr./Miss/Mrs./Ms. ), должность, отдел, название фирмы, адрес (дом, улица, город, штат/графство, индекс (postcode (BE) / ZIP code (AE), страна). Ошибки в написании адресата могут быть восприняты как неуважение. 5) Возможные варианты обращений:
6) Текст письма делится на абзацы, каждый из которых вводит новую тему. В деловом письме следует рассматривать 1-2 вопроса. 7) Заключительная формула вежливости зависит от использованного в начале письма обращения и соответствует русской фразе «Искренне Ваш» .
фразы “Best wishes”или “With best regards”. 8) Блок подписи включает личную подпись автора письма и ее расшифровку (полное имя и должность, при необходимости – название отдела). 9) При написании в компанию или отдел по возможности указывается лицо, которому адресовано письмо, например, Attn. Production Manager . 10) Указание на общее содержание письма облегчает сортировку писем. Строка либо подчеркивается, либо выделяется жирным шрифтом. 11) При наличии приложений после блока подписи пишется название приложения, количество листов и экземплярность. 12) В случае если отправляются копии письма другим адресатам, ставится сокращение “cc” и указываются их имена. Существует несколько стилей расположения частей делового письма (layout), наиболее распространенными являются следующие:
1.3. Электронное сообщение Электронное сообщение (e-mail) пишется в специальных программах. В шапку входят следующие элементы: адрес отправителя (появляется автоматически); адрес получателя (должен указываться обязательно); адреса лиц, которым отправляются копии письма; указание на тему сообщения. Дата указывается программой автоматически. Далее следует текст письма и подпись. Стиль текста менее официален по сравнению с деловым письмом, а правила оформления – менее строгие. From: [email protected] Subject: fulfilling your order Thanks for your e-mail of April 26. I’m sorry, but we can’t fulfil your order by May 15. We’ll need two more weeks to finish producing the last lot. I see you haven’t paid the invoice yet. We won’t be able to deliver until you pay. Please deal with it a.s.a.p.
Образец делового письма на английском:Mr Nikolay Roshin I"m writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres. InEnglandwe have two schools, Brighton andBath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions.Brightonis a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby.Bathis one of the most famous historic cities inEngland, famous for its Georgian architecture and Roman Baths. Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions. Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials. I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres. Yours sincerely, We look forward to welcoming you as our customer. Yours sincerely, Письмо-жалобаПисьмо должно содержать всю необходимую информацию, касающуюся данной услуги или товара. Напишите полное название и описания товара, дату приобретения или указания услуги и т.д. Ваша цель - объяснить все детали, но не перегружать письмо ненужными подробностями. Кроме того, необходимо указать ваши пожелания, условия и сроки устранения проблем. Кому адресовать данное письмо? При приобретении товара или заключении договора на предоставление услуг вы получаете контактный адрес или телефон человека, который может решить все возникшие сложности. Обычно в небольших компаниях эти вопросы решает владелец компании. В организациях среднего уровня - его заместитель или высший руководящий состав. В крупных компаниях обычно существует отдел по работе с клиентами, который занимается решением таких вопросов. Из каких основных частей состоит письмо? 1. Вступление Name of Contact Person Title, if available Consumer Complaint Division Street Address Dear (Contact Person): Обращение 2. Введение, содержащее информацию приобретенном товаре либо услуге. On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction). I am writing to draw your attention to a problem in your customer service section. I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff I am writing to express my strong dissatisfaction with the goods I received this morning. I am writing to complain about the quality of the product I purchased on-line from your website. I am writing in connection with the negative attitude of a member of your staff. 3. Описание возникшей проблемы Unfortunately, your product (or service) has not performed well (or the service was inadequate) because (state the problem). I am disappointed because (explain the problem: for example, the product does not work properly, the service was not performed correctly, I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented, etc.). The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently. To resolve the problem, I would appreciate it if you could (state the specific action you want—money back, charge card credit, repair, exchange, etc.). Enclosed are copies of my records (include copies of receipts, guarantees, warranties, cancelled checks, contracts, model and serial numbers, and any other documents). I look forward to your reply and the resolution of my problem, and will wait until (set a time limit) before seeking help from a consumer protection agency or the Better Business Bureau. Please contact me at the above address or by phone at (home and/or office numbers with area code). Please deal with this matter urgently. I expect a reply from you by tomorrow morning at the latest. I insist on a full refund otherwise I will be forced to take the matter further. Unless I receive the goods by the end of this week, I will have no choice but to cancel my order. I hope that you will deal with this matter promptly as it is causing me considerable inconvenience. 4. Окончание письма Yours sincerely/Yours faithfully Письмо с извинениямиПисьмо с извинениями (Apology Letter) отправляется в ответ на письмо-жалобу (Complaint Letter). Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут/были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем. Ниже вы найдете несколько фраз, используемых при написании Apology Letter 1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации Thank you for bringing the matter/issue/problem to our attention. I appreciated your advising me of this incident… 2.Выражение сожаления . We are very sorry to hear that… I am very sorry for this situation… 3. Извинение We apologise for… Please accept our apologises for… 4. Объяснение действий компании Please be assured that we will… You have my assurance that … To compensate for the inconvenience caused… We are doing everything we can do to resolve the issue I can assure you that this will not happen again I am trying to sort it out/sort the problem out as a matter of urgency. Please return the faulty goods, and we will refund you/repair them/replace them 5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества We value your custom highly Your satisfaction is our priorit Письмо-просьбаЕсли вы пишете начальнику - будьте предельно вежливы, особенно, если вы не уверены, что он(а) знает ваше имя. Не используйте конструкции, отмеченные ниже значением строгости или настоятельной просьбы. Нейтральным и универсальным вариантом будет: I would be grateful if… Просьба, стилистически повышенная и наиболее вежливая, заключается также в выражениях: Если вам не трудно, дайте, пожалуйста,... Если вас не затруднит, дайте, пожалуйста,... Сделайте одолжение, дайте, пожалуйста,... He откажите в любезности, дайте, пожалуйста,... Окажите любезность, дайте, пожалуйста,... He сочтите за труд, дайте, пожалуйста,... Если вы пишете коллеге и он(а) не является вашим другом, выберите нейтральный стиль - средний между формальным и неформальным. Could you..? Удобные в этом случае формы с глаголом "хотеть": Я хочу (хотел бы) попросить... Мне хочется (хотелось бы) вас попросить... Я хочу попросить вас купить для меня эту книгу. Мне хочется попросить тебя съездить в воскресенье на дачу. Если вы пишете малознакомому человеку - будьте вежливы. I wonder if you could..? Здесь будут удобны просьбы, выраженные вопросительным предложением с модальным глаголом "мочь": Я могу попросить вас...? Могу я попросить вас...? Могу ли я попросить вас...? Не могу я попросить вас...? Не могу ли я попросить вас...? Вы можете...? Вы не можете...?
Вы не могли бы...? Можете ли вы...? Не можете ли вы...? Не могли бы вы...? Если вы пишете работнику другой компании - стиль должен зависеть оттого, знакомы ли вы с ним/ней или обращаетесь впервые. I would be grateful if…
(к незнакомому) Здесь может помочь просьба, выраженная вопросительным предложением с частицами "не", "бы", "ли": Вам не трудно...?
Вас не затруднит...? Не трудно ли вам...?
He затруднит ли вас...? Если вы пишете вашему подчиненному, который не выполнил каких- либо указаний, то стиль просьбы может стать строгим: Could I ask you..? (холодная просьба) Также просьба с оттенком нарочитой строгости может быть выражена фразой: Очень (убедительно, настоятельно) прошу вас (тебя)... Письма - запрос платежаВ своих первых письмах по поводу неоплаченных счетов следует быть исключительно вежливыми - в них не должно быть идеи, что ваш партнер не хочет платить. Если вы вынуждены написать серию писем с запросом платежа, каждое последующее можно делать более твердым, но оставаться в рамках вежливости. Пример According to our records, the sum of $4,500 is still outstanding on your account.
On I wrote to you regarding your company’s unpaid account, amounting to $4,500.
I wish to draw your attention to my previous emails of about the overdue payment on your account. We are very concerned that the matter has not yet received your attention.
Following my emails of I must inform you that we have still not received payment for the outstanding sum of $4,500. Unless we receive payment within seven days we shall have no alternative but to take legal action to recover the money.
Отчет о встречеОтчет о встрече состоит из 4 частей: Introduction - Вступление (предмет отчета, кто его написал и по чьему запросу) Пример Отчета о встрече
Subject:
Cost-cutting measures Introduction Background
Findings There are three main areas where cost reductions are possible:
Recommendations
Please have a look at the full report and let me have your comments by 2 June at the latest. This will then be circulated to all departmental managers in time for the meeting on 16 June. Please feel free to contact me if you have any questions. Оформление электронных писемЭлектронная почта стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам. Следуйте следующим правилам при общении по электронной почте:
Даже в неформальном письме следует оставаться вежливым и стараться сделать письмо понятным и хорошо его структурировать.
Пример: Hello, Ili
Письмо-поздравлениеПеред праздниками часто возникает вопрос - поздравлять или не поздравлять бизнес-партнеров и клиентов. Всегда лучше поздравить, чем не поздравить, т.к., поздравляя, вы можете:
Однако, решая, с каким именно праздником поздравить, лучше справиться о нем в списке национальных и религиозных праздников на текущий год. Если вы сомневаетесь в том, что именно празднует ваш партнер по бизнесу, напишите просто MERRY HOLIDAYS . Когда отправлять поздравление? Лучше раньше, чем позже. Пусть лучше ваша открытка придет перед праздниками и будет замечена одной из первых, чем исчезнет в куче поздравлений, которые, к тому же, вероятно, будут разбираться уже после каникул. Как писать поздравление: Поздравление - это только поздравление, повод для хороших пожеланий и выражения добрых чувств. Бизнес-вопросы здесь не должны упоминаться. Поздравление в английском языке строится иначе, чем в русском. Ниже приведены несколько образцов поздравлений, которые можно модифицировать в зависимости от ситуации. At this joyous time of year, we are grateful for our work with you. We wish you abundance, happiness, and peace in a new year filled with hope. Happy holidays! I hope you and all your coworkers, family, and friends have a lovely holiday season filled with joy and meaning. Best wishes for a prosperous new year. It has been a pleasure to work with you this year. We wish you the best of holidays and a happy new year! As the year ends, we think about all we are grateful for. Our relationship with you is one thing we treasure. Thank you for the opportunity to serve you. We wish you a merry Christmas and much success in the new year. As gifts are given and received this holiday season, I think of the gift of knowing you. Thank you for the pleasure of working with you. Happy holidays! Thank you for giving me the opportunity to work with you this year. It has been an honor and a valuable experience for me. I wish you a happy Hanukkah and a new year filled with all good things. Merry Christmas! I hope you have a holiday that fills your heart with joy! 3. Избегайте негатива (слов и конструкций). Вместо ‘ there is a problem’ – ‘there seems to be an issue’; Вместо ‘we can’t send it to you until tomorrow" - ‘we’ll send it to you tomorrow’ 4. В конце письма не забудьте поблагодарить получателя. Thank you for your time/assistance.... Письма ‘на бумаге’ и ‘письма для отчетности’.Если Вы пишите письмо, которое будет распечатано на бумаге, то нужно помнить следующие правила форматирования. 5. Пишите Ваше имя и контактные данные в верхнем левом углу.
6. Дата пишется ниже в правом углу. 7. Имя адресата и его (ее) адрес также указываются в правом углу (под датой). 8. Повторяем имя получателя. Хоть мы и уже написали имя получателя в правом углу, мы повторяем его чуть ниже, но в этот раз со словом ‘уважаемый’ Dear… 9. Ваше имя и должность Они указываются внизу (обычно оставляют пространство в 4 строчки), а Ваша подпись идет между именем и должностью. Теперь немного полезных фраз в Вашу ‘копилку’.20 фраз, которые можно использовать ВО ВСТУПЛЕНИИ в деловом письме на английском1. I am writing to briefly introduce…Цель данного письма кратко представить (менее формально) 2. We would like to take this opportunity to briefly introduce - Мы рады воспользоваться данной возможность представить (более формально) 3. I am writing to request information about… - Пишу запросить информацию о.. 4. I am writing to complain about - Пишу для выражения жалобы по поводу 5. I"m writing to express my deep dissatisfaction with… - Пишу выразить свое большое неудовольствия по поводу 6. I am writing to offer feedback on... Хочу оставить обратную связь… 7. I am writing to check if it is possible to reschedule our meeting. Пишу уточнить, можем ли мы перенести нашу встречу. 8. I am writing to place an order -Пишу, чтобы разместить следующий заказ: 9. I am writing to apply for - Пишу, чтобы подать заявку на 10. I am writing in response to - Пишу в ответ на.. 11. With reference to your letter of 7 September, I … . - “ссылаясь на ваше письмо от …, я …” 12. I am writing in reference to your letter dated - альтернативный вариант первой фразы, “пишу, ссылаясь на ваше письмо от …” 13. I am writing to enquire about … . Обратите внимание, что существует 2 слова “enquire и inquire’. Enquire означает ‘спросить, а ‘inquire’ – делать официальный запрос. Т.е inquire – это более официальный глагол и используется полицией и тд. 14. Further to our conversation \ telephone conversation \ discussion \ meeting \ letter … - “в дополнение к нашему разговору \ телефонной беседе \ обсуждению \ встрече \ письму…”. 15. Just a quick note to remind you about - “пишу напомнить вам о …” 16. I am writing to receive more detailed information about - “пишу, чтобы получить более подробную информацию о …” 17. I write with reference to Ms Smith… - “в данном письме ссылаюсь на господина …” 18. Thank you for your letter of 3 November about - “благодарю вас за письмо от …. о …” 19. Thank you for your interest in our company, product, our services - “ Благодарим за проявленный интерес к нашей компании, продукции, услугам” 20. I would like to thank you in advance for this information - “заранее благодарю вас за данную информацию” 10 фраз для ОСНОВНОЙ ЧАСТИ делового письма на английском1. We got your details\ contact\ data from … - Мы узнали ваши контакты, данные от 2. We regret to inform you that… C сожалением сообщаем, что,.... 3. Thank you very much for your invitation - Благодарим за приглашение. 4. I would also like to highlight that - Я также хотел бы подчеркнуть, что 5. Could you please send us information about …? - Не могли бы отправить нам сведения о …? 6. We are pleased to accept your offer and - Мы c радостью принимаем приглашение и: 7. We would be grateful if you could provide us with.. - Мы будем благодарены, если вы смогли предоставить.. 8. Please let us know an estimated delivery date - Пожалуйста, сообщите нам примерную дату доставки. 9. After careful consideration we are pleased to.- Внимательно рассмотрев данный вопрос, мы решили (позитивное решение) 10. After careful consideration we regret to inform you - Внимательно рассмотрев данный вопрос, мы решили (негативное решение) 20 фраз, которые можно использовать в ЗАКЛЮЧЕНИИ в деловом письме на английском1. I trust this should satisfy your requirements. Надеюсь, что это отвечает Вашим пожеланиям. 2. If I can be of further assistance, please do not hesitate to ask - Если Вам необходима дальнейшая помощь, пожалуйста, обращайтесь 3. We look forward to assisting you again in the future. - С нетерпением ждем продолжения сотрудничества. 4. I appreciate any feedback you may have - Будем признательны за ваши отзывы 5. Thank you for your professional support. - Большое спасибо за профессиональную поддержку. 6. Thank you very much for your time.Большое спасибо за Ваше время 7. I apologize for the inconvenience.Примите наши извинения за доставленные неудобства 8. If you require any further information, feel free to contact me - “Обращайтесь за любой дополнительной информацией в случае необходимости 9. Please reply with your answer as soon as you are able so that we may begin making arrangements - “Ответьте, пожалуйста, как только сможете, для улаживания дальнейших вопросов” 10. I look forward to hearing from you - “ Ожидаю с нетерпением ответ” 11. I encourage you to contact me with any questions or concerns - “обращайтесь ко мне, если возникнут какие-либо вопросы” 12. An early reply would be appreciated / I look forward to hearing from you at your earliest convenience - “Будем благодарный за скорый ответ \ Ждём с нетерпением скорого ответа” 13. We look forward to a successful working relationship in the future - “Надеемся, в будущем нас ждёт успешное сотрудничество” Вам нужно написать безупречное деловое письмо? Ниже приведены правила, которым нужно следовать при написании деловых писем. Пример делового письмаНачалоФормат письма
Размер бумаги
Информация о вашей компанииНапишите название компании и ее адрес (каждая часть адреса пишется с новой строки). Если у вас собственное предприятие или вы независимый подрядчик, добавьте свое имя либо на месте названия компании, либо над ним.
Укажите дату
Информация о получателе
ПриветствиеПриветствие зависит от того, насколько хорошо вы знаете человека и какие у вас отношения.
Основная частьЗадайте правильный тон
Используйте личные местоимения
Будьте разговорчивы там, где это уместно
Будьте вежливыДаже если вы жалуетесь или пишете о проблеме, будьте вежливы. Учитывайте позицию получателя и предложите сделать то, что в ваших силах. Для дополнительных листов используйте «вторую страницу» фирменного бланкаЖелательно уместить письмо на одну страницу. Но если текст длинный, вам понадобятся дополнительные страницы. Используйте «вторую страницу» фирменного бланка, на которой обычно указан сокращенный адрес и которая по типу совпадает с первой страницей фирменного бланка. Укажите номер страницы на втором и последующих листах вверху листа. Можно также добавить имя получателя и дату. Дайте краткое заключениеВ последнем абзаце обобщите свои взгляды и четко обозначьте действия с вашей стороны либо то, что вы ожидаете от получателя. Не забудьте поблагодарить его/ее за внимание к письму. Завершение письмаЗаключительные словаЗаключение, так же как и приветствие, указывает на степень уважения и формальности. "Yours sincerely" (Искренне ваш) или "Sincerely" (С уважением) – хороший выбор. Также обратите внимание на "Cordially" (Сердечно ваш), "Respectfully" (С почтением), "Regards" (Всего хорошего) и "Yours Truly" (Преданно ваш). Менее формальные: "All the best” (Всего самого лучшего), “Best wishes" (Наилучшие пожелания), "Warm regards" (С добрыми пожеланиями) и "Thank you" (Спасибо). После заключительных слов ставится запятая. Подпишите письмо
Напишите свое полное имя и контактную информациюПод подписью напечатайте свое имя, звание, номер телефона, адрес электронной почты и любую другую контактную информацию. Указывайте все с новой строки. Добавьте инициалы тех, кто работал над письмомЕсли письмо было напечатано кем-то другим, необходимо добавить инициалы этого человека под местом для подписи. Иногда указываются инициалы и того, кто составил письмо. Таким образом, становится понятно, кто работал над этим письмом.
Укажите на вложения
Не забудьте добавить имена других получателейЕсли вы посылаете копию этого письма другому человеку, вам следует добавить эту информацию в письмо. Это отмечается аббревиатурой «cc» под строкой “Enclosures” (Вложения) и расшифровывается как «courtesy copy» (копия электронного сообщения). Вслед за этим указывают имя человека и его звание (раньше «cc» использовалось для обозначения «carbon copy» , когда копии писались под копирку).
Проверка письмаОтредактируйте письмоПроверьте орфографию и прочитайте письмо перед отправкой.
Не пользуйтесь степлеромЕсли в письме несколько страниц, степлером обычно не пользуются. Если вы хотите, чтобы страницы были сложены по порядку, закрепите их скрепкой в верхнем левом углу. Отправка письмаЕсли вы отправляете письмо по почте, используйте бизнес-конверт. По возможности используйте тот, на котором есть логотип компании. Аккуратно напечатайте ваш обратный адрес и адрес получателя. Сложите письмо втрое таким образом, чтобы сначала получатель развернул верхнюю часть, а потом нижнюю. Если вы посылаете письмо по электронной почте, переведите его в формат HTML или PDF, чтобы формат остался таким же. Источники, использованные при подготовке материала
Доброго времени суток, друзья. Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях. Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом. Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:) Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами. Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы. Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно. Cодержание: В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression
о вашем профессионализме и о солидности компании, которую Вы представляете. Основные типы деловых писем
Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.) , и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.
Общие принципыГрафическое оформление должно соответствовать следующему:
По стилю:
Составные частиА сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:
Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:
Перевод: От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин
Уважаемые Господа, Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике
С уважением,
Теперь подробнее остановимся на элементах. Обращение или приветствие должно выглядеть так:
Формула вежливости перед подписью имеет такой вид: Kind regards , — С уважением… Yours faithfully , Искренне Ваш- если имя адресата Вам не известно Yours sincerely , — если имя Вам известно Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям. Стандартные выраженияВот для примера некоторые типовые фразы: It is very kind of you to — очень любезно с Вашей стороны We apologize for — Мы приносим свои извинения за Please let me know -Пожалуйста, сообщите мне According to – В соответствии с In case – В случае As you requested – По Вашей просьбе Until now – До сих пор With reference to your – Относительно Вашего Unfortunately – К сожалению We enclose – Мы прилагаем We are sorry – Мы сожалеем Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости: Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем И в конце перед подписью: With best regards — С наилучшими пожеланиями With respect – С уважением With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество With best wishes — С наилучшими пожеланиями Еще не устали от теории? Тогда немного практики! На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):
Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно): Уважаемый Г-Н Стюарт Спасибо за отправку нам резюме.
С уважением, Роберт Браун Генеральный Директор
Электронные письмаЛюбимые всеми e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid , кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО. Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность). Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться. Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки является показателем качества работы вашей компании. Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас! Подписывайтесь на новые порции английского. |
Читайте: |
---|
Новое
- Есть ли жизни после смерти и какая она: мнение экстрасенсов и медиумов Что происходит с человеком, когда он умирает
- Гадание на год "панорама года" Гадание на картах таро три года
- Онлайн гадания на картах ленорман
- Подготовка отчета о движении денежных средств
- Управление изменениями Что такое осуществление общего управления изменениями
- История древней месопотамии
- Конспект занятия по лепке в первой младшей группе «Витамины
- Правила поведения в лесу
- Звезды родившиеся 21 апреля
- Блюда с медом Мед в кулинарии